Quando o OTIF cai, a conversa costuma começar pela transportadora. Só depois alguém pergunta quanto tempo o pedido ficou parado dentro de casa, entre crédito, central e expedição, antes mesmo de pegar a estrada. A pergunta é incômoda porque, na maioria das operações, ninguém tem o dado para respondê-la: cada área tem uma explicação para o atraso, e nenhuma tem o número na mão.
Esse era o cenário de um grupo industrial brasileiro de materiais hidráulicos para a construção civil. Só 34,3% dos pedidos chegavam no prazo e completos, com lead time médio de 7,4 dias, e ninguém sabia dizer em qual etapa o tempo se perdia.
O contexto: um pedido que atravessa cinco setores
O grupo reúne várias empresas e fábricas e entrega para revendas de todo o país. No projeto, foram seis empresas e unidades. Um pedido passa por cinco setores antes de ganhar a rota, Comercial, Crédito, Central, Logística e Expedição, e cada um tem bloqueios e regras próprias.
A escala também pesa: são cerca de 3,6 milhões de eventos de pedido, entregas para todo o Brasil, por rotas e transportadoras diferentes, e faturamentos parciais e refaturamentos dentro do mesmo pedido. É uma operação em que o atraso raramente tem uma causa única, e em que achar a causa exige acompanhar o pedido do começo ao fim.
O desafio: um indicador baixo e nenhuma pista de onde olhar
OTIF, sigla de on time, in full, mede a parcela dos pedidos entregues no prazo e completos. Com 34,3% de partida, o grupo sabia que tinha um problema. O que não sabia era onde ele estava. O pedido passava por cinco setores antes da rota, mas ninguém media quanto tempo ficava em cada um nem quais itens o deixavam incompleto.
Havia ainda uma dificuldade de definição. Com faturamentos parciais e refaturamentos no mesmo pedido, o que conta como “completo” deixa de ser óbvio, e um indicador calculado só no nível do pedido não mostra o que aconteceu com cada item. Na ponta externa, o cenário era parecido: prazo de rota e de transportadora é cobrado, muitas vezes, sem histórico por região.
Um indicador baixo diz que há um problema. Só o tempo medido etapa por etapa diz onde ele está.
O que a Target construiu: uma base única, não mais um relatório de entregas
A Target criou no Qlik Sense uma base única de pedidos, alimentada pelo Protheus, que acompanha cada pedido da entrada ao faturamento e à entrega. Quatro escolhas de desenho explicam por que ela funciona como ferramenta de gestão.
Um pedido, uma linha do tempo. A base integra os dados do Protheus etapa por etapa, da entrada à entrega. Em vez de relatórios separados por área, há um único registro do caminho de cada pedido, e é dele que saem todas as medições.
Meta em horas para cada setor. O lead time interno é medido por setor, com meta em horas e farol de desempenho, em horas úteis e corridas. Os cinco setores passaram a ter SLA próprio, e as seis empresas do grupo podem ser comparadas no mesmo painel.
Integralidade por item. O painel separa o primeiro faturamento dos demais para medir o OTIF de verdade. Assim, um item que só foi entregue num refaturamento não é contado como entrega completa no prazo, e é possível ver quais itens deixam o pedido incompleto.
A estrada também tem SLA. O lead time externo é medido por rota e por UF, com mapa e ranking das rotas fora do prazo, por transportadora. A cobrança deixa de depender de percepção e passa a ter histórico por região.
O que mudou na rotina
O projeto entregou a medição que faltava. O tempo do pedido passou a ser medido setor a setor, em horas úteis e corridas, o que dá endereço ao gargalo. O SLA ganhou meta e farol por setor e por empresa do grupo. As rotas fora do prazo passaram a ser ranqueadas por UF e por transportadora, com mapa de lead time. E o OTIF passou a ser calculado por item, do primeiro faturamento aos demais.
Os 34,3% continuam sendo o ponto de partida: o OTIF de origem, agora medido por item e por etapa. O que mudou é a pergunta que a operação consegue responder. Em vez de “por que o pedido atrasa?”, a pergunta passou a ser “em qual setor, em qual rota e em quais itens?”.
O que vale para qualquer indústria que mede OTIF
Os fatos acima são do projeto. A leitura a seguir é da Target, a partir dele.
– OTIF é um sintoma, não um diagnóstico. O percentual diz que há um problema, mas não diz onde. Para agir, é preciso saber em que etapa o tempo é perdido e que itens deixam o pedido incompleto.
– Meça dentro de casa, não só na estrada. A primeira suspeita costuma recair sobre a transportadora, mas o tempo interno antes de o pedido sair também é prazo. Ele só vira gestão quando cada setor tem meta em horas e um farol visível.
– Defina “completo” com regra. Quando um pedido é faturado em partes e refaturado, a definição de entrega completa decide o que o indicador mostra. Medir por item evita que o número esconda o que de fato foi entregue.
– Cobre a transportadora com histórico. Ranking por UF e por transportadora, com mapa de lead time, troca a discussão baseada em percepção por uma baseada em dado.
Para quem opera com muitos setores, várias unidades e entregas por todo o país, a primeira pergunta não é qual transportadora trocar. É em qual etapa o pedido perde tempo hoje e se alguém consegue enxergar isso. Esse é o ponto de partida de projetos como este e o território em que o Data Squad e o Data Office da Target atuam: do dado de origem ao painel que a operação usa no dia a dia.
Case de Sucesso Target
Quanto do seu atraso é tempo parado dentro de casa? Converse com um especialista da Target sobre como medir o OTIF da sua operação, etapa por etapa.